Så navngiv dog dine PDF'er intelligent - tanker uge 33/2025

Skriv hvem der har sendt den hvornår og/eller hvad der er i den.

Hvad har filnavnene

2676700.pdf
276.fak.pdf
cd82d76e-51a0-4a80-98b5.pdf
faktura.pdf
faktura (1).pdf
faktura (2).pdf

til fælles?

De er ubrugelige. Før man møjsommeligt åbner filerne ved man ikke hvem de kommer fra og hvad de drejer sig om.

I modsætning til omtrent alle vores danske underleverandører, kan Hetzner i Tyskland finde ud af at navngive en faktura, navngive en PDF.

Hetzner_2025-01-09_089000126750.pdf

Man kan se hvem den kommer fra og hvornår og den er unik. Unik er tit en kort form af lettere at genfinde. Filnavnet er heller ikke plastret til med punktummer. Køn og læselig for mennesker og maskiner med under- og bindestreger.

Så navngiv dog de PDF'er ordentligt! <

Selvom vi i Vertikal er forbenede PDF-hadere (Slip PDF!) udformer og driver vi faktisk stadig systemer, der genererer PDF'er. Mestendels fakturaer men også specifikationsark, der fortæller folk ude i marken, hvordan en given dims skal installeres korrekt.

Vi kan nogenlunde forsvare at være så gammeldags. Mange økonomisystemer vil pinedød have PDF og installatørerne hos en af vores kunder, har ikke altid Internetadgang ude på jobbet.

Vi kan især også forsvare, at vi lige bruger de fem minutter på, i samarbejde med kunden, at finde på brugbare og findbare navne til filerne.

De hedder ikke bare invoice.pdf, specsheet.pdf eller document.pdf ad nauseum.

Fordelene ved ordentlig navngivning <

Bruger fx. et teleselskab fem minutter på at ændre navnet på fakturaen fra faktura.pdf til Oister_2025-01-09_089000126750.pdf, vil mange spildtimer spares. Hellere lave noget klogt centralt på fem minutter, end udsætte titusinder af mennesker for fem-minutters byrder igen og igen og igen.

På den måde virker intelligent navngivning af filer på samme måde som intelligent dokumentation (se Anbefalinger til dokumentation).

Der er måske også en lille branding-effekt. Når jeg skuer ud over firmaets fakturaarkiv for de seneste år, er det, hold fast, kun Hetzner, der kan navngive deres PDF'er brugbart. Resten fejler.

Der skal så lidt til at gøre tingene bedre!