Råd om nyhedsbreve

Et eller flere nyhedsbreve er én af de mest effektive måder at få brugerne bundet til et web-sted. Gennem et nyhedsbrev kan man ikke blot få sendt information ud til brugerne og få dem til at klikke sig ind på en webside, men også høste en masse kvalificerede information om dem og deres interesser. Man skal dog være meget opmærksom på lovgivningen om uanmodet henvendelse i salgs- og markedsføringsøjemed.

Brugernes adresser er selvfølgelig værdifulde, og kan med fordel bruges til andre markedsføringsmæssige aktiviteter. Firmaet kan selv benytte adresserne til at komme i kontakt med brugerne ved særlige lejligheder, for eksempel i forbindelse med større nyheder eller begivenheder. Man kan også lade andre få adgang til oplysninger høstet sammen med adresserne - enten gennem en samsending eller en sponsoring eller ved at adresserne distribueres videre til andre, som kan kontakte den samme gruppe brugere.

I alle tilfælde skal man have brugernes tilladelse — ikke kun af etiske grunde, men fordi loven siger det. § 6a i markedsføringsloven 🏛️ indeholder regler om hvordan virksomheden skal forholde sig, når den uanmodet henvender sig til forbrugerne for at sælge varer eller tjenesteydelser. Heri gøres det klart, at man ikke må henvende sig til brugerne uden deres forhåndsgodkendelse, som for eksempel kan fås ved at de har udfyldt et tilmeldingsskema på en webside.

Sørg med andre ord for at have en sådan side, og for at brugerne i passende detaljer kan vælge hvad de vil have og ikke have — og overhold brugernes ønsker til punkt og prikke.

Brugerens vej gennem systemet kan være følgende:

1. En lille formular på forsiden tilbyder et nyhedsbrev
   
2. Brugeren kan taste sin e-postadresse ind — eller gå til en mere avanceret formular med flere felter og valgmuligheder. Der skal dog ikke være krav om mere end e-postadressen
   
3. Når tilmeldingen er postet, bekræftes dette med en klar besked direkte på skærmen. Ikke noget med blot at sende folk til forsiden eller tilbage hvor de kom fra. Den fortæller også at en e-post er på vej med den endelige bekræftelse
   
4. Brugeren modtager en post med en anmodning om bekræftelse som en levende henvisning. Brugeren skal blot klikke på henvisningen for at bekræfte sin tilmelding
   
5. Bekræftelsen er suppleret med en henvisning til en formular, hvor brugeren kan taste de nødvendige data ind, hvis ikke den levende henvisning virker
   
6. Websiden med bekræftelsen melder tilbage at brugeren er registreret og meddeler at en velkomstpost er afsendt
   
7. Brugeren modtager en post med en velkomst, og klar besked om hvordan man ændrer status i systemet og framelder sig igen
   
8. Herefter vil brugeren modtage nyhedsbrevene, når de udsendes.
   
9. Nyhedsbrevene indeholder en individuel, levende henvisning, der kan melde brugeren fra eller stille denne på stand by med ét klik
   
10. Brugeren kan svare på nyhedsbrevene, som går tilbage til den adresse de er sendt fra, for eksempel nyhedsbrev@domæne.dk
    
11. Svar medføre automatisk afsendelse af en bekræftelse med klar information om til- og framelding, men skal også læses af en person, der kan assistere eller svare
    

Frameldelse kan ske efter samme principper

1. Frameldelsen kan ske fra ethvert nyhedsbrev ved en direkte henvisning eller ved at brugeren går ind på en frameldelsesside, hvis URL bringes i nyhedsbrevet
   
2. Bekræftelsen sker på samme måde som ved tilmeldelsen — via en e-post
   
3. Den sidste mail brugeren modtager rummer en henvisning til en hurtig gentilmelding og adressen på en webside med en tilmeldingsformular, så brugeren let kan melde sig til igen
   

Det ideelle er at nyhedsbrevene sendes individuelt, således at hver brugers navn og data kan benyttes i henvisningerne med fra- og tilmelding, men hvis det ikke er muligt, må brugerne selv taste deres oplysninger ind i en formular, som dog eventuelt kan udfyldes med data gemt i en cookie.

Når brugerne melder sig til at modtage et nyhedsbrev, kan man med det samme stille følgende spørgsmål:

Ønsker du at modtage andre meddelelser fra os, som vi mener kan være relevante for dig?
Hvis virksomheden på et tidspunkt ønsker at dele de oplysninger, der er registreret med andre - for eksempel samarbejdspartnere — skal brugerne have mulighed for at bekræfte at de vil tillade dette, for eksempel gennem en e-mail, der henviser til en webside med et spørgsmål som:

Ønsker du ikke at vi videregiver dine informationer til vores samarbejdspartnere?
Ved at have tilladelse overholder man ikke blot loven, men giver også brugerne en positiv oplevelse af at de får noget, de har bedt om, frem for en negativ, hvor der kommer uinteressant og irriterende — og ulovlig — junkmail i postkassen.

Det fundamentalt vigtigste er, at have en klart formuleret politik omkring anvendelsen af brugernes adresser, og gøre den tilgængelig for de brugere, der er interesserede.

Dette kan ske gennem en webside med oplysninger om hvordan adresserne bruges og ikke bruges. Et tilsvarende dokument bør sendes til brugerne som det første sammen med den bekræftende velkomst, der sendes, når de melder sig.

I det hele taget er helt automatisk genererede bekræftelser på brugerens status meget vigtige. Sørg for at sende en mail straks efter at brugeren har tilmeldt sig endeligt med klar information om hvordan man kommer af listen igen eller ændrer sin status, hvis det er aktuelt - helst med en række links direkte til en webside, der foretager ændringen.

På samme måde skal en framelding følges op med en tak-for-besøget-mail, som rummer oplysninger om hvordan man let kommer på igen. Mange melder midlertidigt fra, for eksempel i ferier eller travle perioder.

Her er en række tips til tekniske løsninger, der kan gøre brugernes oplevelse af nyhedsbrevet positivt

• Gør det muligt at tilmelde sig med e-mailadressen alene — stil ikke krav om andre oplysninger. Erfaringen viser, at det skræmmer en stor del af brugerne væk
• Forespørg eventuelt i bekræftelsen af tilmeldingen om modtageren vil udfylde et spørgeskema med for eksempel navn, stilling og andre demografiske oplysninger
• Hvis det er magtpåliggende med kodeord til tjenesten, så sørg for at have en automatisk funktion, der kan sende kodeordet til den tilknyttede e-postadresse. Kodeord er dog sjældent nødvendige
• Vis eksempler på tidligere nyhedsbreve på tilmeldingssiden eller henvis til arkivet. Det tjener til at forsikre folk om, at de får hvad de vil have
• Hav altid et arkiv over alle tidligere nyhedsbreve
• Kategorisér så vidt muligt nyhedsbrevene, hvis der er tale om mange forskellige emner, så modtagerne kan vælge imellem dem eller sammensætte deres eget
• Sæt eventuelt en cookie på brugerens maskine, så oplysninger givet til nyhedsbrevssiden automatisk huskes for brugeren
• Lav frameldingen gennem individuelle links direkte indlejret i nyhedsbrevet
• Sørg for at framelding kan ske fra andre maskiner — og eventuelt en anden e-mailadresse — end den oprindeligt tilmeldte
• Lav henvisninger i nyhedsbrevet så de er målbare, for eksempel ved at henvise gennem en særlig katapultside, der tæller brugerens klik og henviser direkte videre til den endelige side
• Sørg for at alle henvisninger i nyhedsbrevet er korte og klikbare, så brugerne ikke skal bokse med at klippe og klistre dem over i en browser